Auditointi- ja sertifiointiprosessit

Vapaaehtoinen ennakkoarviointi

✔ Vapaaehtoisen ennakkoarvioinnin yhteydessä arvioidaan asiakasorganisaation johtamisjärjestelmän kypsyys auditoinnin ajankohdan vahvistamiseksi.
✔ Käynnin tuloksena sovitaan tarkempi aikataulu sertifiointiauditoinnin ensimmäisen vaiheen toteuttamiseksi.
✔ Vapaaehtoisesta ennakkoarvioinnista asiakkaalle ei toimiteta kirjallista raporttia eikä se korvaa varsinaista sertifiointiauditointia.
✔ Vapaaehtoista ennakkoarviointia suositellaan varsinkin organisaatioille, joilla on useita toimipaikkoja ja/tai monimuotoisia palveluita/toimintoja.

Suunnittelu ja ennakkomateriaalin toimittaminen

✔ Sertifioinnin suunnittelun tarkoituksena on varmistaa, että auditointi vastaa asiakkaan tarpeita ja sertifiointimenettelyn vaatimuksia.
✔ Tehdään asiakkaan kanssa yhteisesti.
✔ Voidaan sopia vapaaehtoisesta suunnittelukokouksesta.
✔ Auditoija selvittää suunnittelun kannalta oleelliset asiat ja laatii auditointisuunnitelman sertifiointijakson (kolme vuotta) ajaksi sekä laatii auditointiohjelman varsinaiseen sertifiointiauditointiin.
✔ Auditointia varten pyydettävä aineisto kerätään ja toimitetaan Labqualityn sähköiseen järjestelmään, johon asiakas saa käyttöoikeuden sopimuksen ajaksi.

Esiauditointi eli sertifiointiauditointi: vaihe I

✔ Tehdään, kun asiakkaalla ei ole voimassa olevaa sertifikaattia.
✔ Varmistetaan organisaation valmius sertifiointiauditointiin.
✔ Esiauditoinnista kirjoitetaan raportti, joka sisältää:

• arvion laadunhallintajärjestelmän tasosta
• sertifiointivalmiudesta
• standardivaatimusten toteutumisesta
• toimenpiteitä vaativat seikat

✔ Asiakasorganisaatiota informoidaan, jos vaiheen I tulokset voivat vaikuttaa vaiheen II siirtämiseen tai peruuttamiseen.

Sertifiointiauditointi: vaihe 2

✔ Varmistetaan sertifioinnin edellytysten täyttyminen hankkimalla riittävä näyttö organisaation toiminnasta ja kuvauksista.
✔ Auditointi tehdään aina asiakkaan tiloissa.
✔ Pohjautuu laadittuun auditointiohjelmaan.
✔ Auditoinnissa tehdyt havainnot ja mahdolliset kehittämissuositukset ja poikkeamat kirjataan auditointiraporttiin.
✔ Auditoinnin tulos, mukaan lukien keskeiset havainnot ja mahdolliset poikkeamat, esitetään asiakkaalle auditoinnin loppukokouksessa.
✔ Auditoinnin lopuksi todetaan, voidaanko sertifioinnin myöntämistä suositella. Sertifioinnin suosittelu on aina ehdollinen. Sertifiointi edellyttää auditoinnissa jätettyjen poikkeamien korjaamista hyväksytysti.
✔ Tarvittaessa sertifioinnin myöntäminen voi edellyttää myös ylimääräisiä ns. tarkentavia auditointeja. Toteutuksesta sovitaan aina erikseen sertifiointielimen ja asiakkaan välillä.

Sertifikaatin myöntäminen

✔ Kun auditoitavan organisaation järjestelmä täyttää käytettävän standardin vaatimukset, sille voidaan myöntää sertifikaatti.
✔ Mikäli auditoinnissa on todettu poikkeamia, ne tulee olla korjattuna hyväksytysti ennen sertifikaatin myöntämistä.
✔ Labqualityn toimitusjohtaja myöntää ja allekirjoittaa sertifikaatin. Sertifikaatti toimitetaan sovitusti asiakkaalle.
✔ Sertifikaatissa määritellään tarkasti ne toiminnot (palvelut, toimiala) sekä toimipisteet, jotka sertifikaatti kattaa.
✔ Asiakkaalle toimitetaan sertifioinnin yhteydessä Labqualityn sertifiointitunnus, jota voidaan käyttää viestinnässä. Tunnuksen käyttö ei saa olla harhaanjohtavaa, eikä sitä saa liittää yksittäiseen tuotteeseen, palveluun tai prosessiin.
✔ Sertifiointi ei vapauta asiakasta tuotteisiin/palveluihin liittyvien lakivaatimusten osalta.

Sertifioinnin ylläpito

✔ Sertifiointi on voimassa sopimuksessa määritellyn ajan, korkeintaan 3 vuotta.
✔ Edellyttää, että seuranta-auditoinnit suoritetaan vuosittain asiakkaan kanssa laaditun auditointiohjelman mukaisesti.
✔ Seuranta-auditoinnilla varmistetaan, että jatkuvan laadunparantamisen periaatteita toteutetaan ja organisaation toiminta täyttää edelleenkin standardin vaatimukset uudelleensertifiointiauditointien välillä.
✔ Ensimmäinen seuranta-auditointi tulee suorittaa 10-12 kuukauden kuluessa sertifiointiauditoinnista.
✔ Sertifikaatti on voimassa kerrallaan korkeintaan kolme vuotta.
✔ Mikäli asiakas haluaa pitää sertifikaatin voimassa sertifiointijakson jälkeen, tehdään uudelleensertifiointi ja laaditaan uusi auditointiohjelma seuraavalle sertifiointijaksolle.

Sertifioinnin uusiminen

✔ Labquality suorittaa joka kolmas vuosi sertifioinnin uusinta-auditoinnin.
✔ Uudelleensertifiointiauditointi on tehtävä hyvissä ajoin, kuitenkin viimeistään kolme kuukautta ennen voimassaolevan sertifikaatin umpeutumista.
✔ Uusinta-auditointi on kattava organisaation laadunhallintajärjestelmän auditointi ja se tehdään sertifiointimenettelyn ja -vaatimusten mukaisesti.
✔ Uusinta-auditoinnista alkaa uusi kolmevuotisjakso.

Sertifikaatin palautus tai peruutus väliaikaisesti tai pysyvästi

✔ Labquality voi peruuttaa tai keskeyttää väliaikaisesti sertifioinnin. Keskeytyksen kesto saa olla korkeintaan kuusi (6) kuukautta.
✔ Sertifioinnin peruuttaminen tai väliaikainen keskeyttäminen on mahdollista, mikäli

asiakas ei useista kehotuksista huolimatta ole korjannut poikkeamia sovitun aikataulun mukaisesti
asiakas ei maksa sertifiointimenettelyyn liittyviä maksuja tai
Labqualityn sertifiointitunnusta on käytetty väärin.

✔ Mikäli toimenpiteisiin ryhdytään, asiakasta tiedotetaan asiasta välittömästi.
✔ Labqualitylla on oikeus julkistaa sertifioinnin peruuttamis- tai keskeyttämispäätös.
✔ Sertifioinnin peruuntuessa asiakkaan on lopetettava sertifiointiin viittaavan tunnuksen käyttö sekä muu tiedottaminen, missä viitataan sertifiointiin.

Sertifioinnin laajentaminen tai supistaminen

✔ Asiakkaan organisaatiossa tapahtuvat muutokset voivat johtaa sertifioinnin laajentamiseen tai supistamiseen.
✔ Sertifioinnin laajuuteen vaikuttavia muutoksia ovat esimerkiksi muutokset asiakkaan omistajuudessa, yhtiömuodossa, toiminnassa, henkilöstössä tai toimipaikoissa.
✔ Muutokset käsitellään Labqualityssa tapauskohtaisesti ja ne voivat johtaa muutoksiin sopimuksessa.
✔ Asiakkaan tulee ilmoittaa muutoksista välittömästi erillisellä lomakkeella (Sertifikaattiin liittäminen/poistaminen -hakemuslomakkeet).

Sertifioinnista kieltäytyminen

Labquality voi kieltäytyä sertifioinnista sertifiointihakemuksen katselmuksen jälkeen. Syynä voi olla esimerkiksi, jos sertifiointia hakevan asiakkaan toimiala on sellainen, jolle Labqualitylla ei ole pätevyyttä myöntää sertifikaattia tai puoluettomuus varantuu. Sertifiointihakemuksen hylkäys ja siihen johtaneet syyt ilmoitetaan hakijalle kirjallisesti.

Sertifioinnista reklamoiminen

✔ Asiakas voi valittaa kirjallisesti sertifiointiin liittyvistä päätöksistä. Tällaisia päätöksiä ovat 1) organisaation sertifiointia ei ole suositeltu tai myönnetty taikka 2) sertifioinnin peruutus tai väliaikainen keskeytys.
✔ Lisäksi kolmas osapuoli voi esittää valituksen sertifioinnista.
✔ Labqualityn johto tutkii ja käsittelee valituksen. Asiakkaalle ja kolmannelle osapuolelle tiedotetaan valituksen käsittelystä ja päätöksestä.
✔ Muut reklamaatiot ja asiakaspalautteet käsitellään Labqualityn prosessien mukaisesti.
✔ Jos reklamaatio liittyy Labqualityn puolueettomuuteen tai riippumattomuuteen, viedään reklamaatio yrityksen Laatuneuvoston käsittelyyn. Asiakkaalle tiedotetaan valituksen käsittelyn edistymisestä ja päätöksestä toimittamalla selvitys valituksen käsittelystä.

Sertifiointielimen nimen ja sertifiointitunnuksen käyttö

✔ Sertifiointitunnuksen käytöstä annetaan myöntämisen yhteydessä erillinen ohjeistus asiakkaalle.
✔ Ohjeet löytyvät myös täältä.
✔ Labquality valvoo sertifiointitunnuksen käyttöä ja siihen viittaamista.

Labquality on riippumaton ja puolueeton sertifiointielin

Voit lukea Labqualityn riippumattomuuspolitiikan täältä.